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No pierdas más tiempo: así debe ser la reunión perfecta

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Las reuniones tienen que seguir una serie de pautas para que resulten realmente productivas. Foto: Getty Images.

En ocasiones, asomarse a la agenda en el trabajo puede producir una auténtica sensación de agobio: ni un solo hueco libre, y prácticamente toda la semana “invadida” por reuniones. En los casos más extremos, parece que únicamente trabajamos para asistir a reuniones, y lo peor es que buena parte de ellas suelen ser una auténtica pérdida de tiempo en la que el organizador cubre el expediente y se reparten más culpas que se desempeña un trabajo real. Pero esto no tiene por qué ser así ¿sabes cómo organizar la reunión perfecta? Te lo contamos.

Aunque vamos a empezar con contundencia el argumentario: la mejor reunión es aquella que no se celebra, esto es, que el organizador ha sido lo suficientemente hábil como para solventar el motivo de la reunión por email o con un par de llamadas. Parece mentira, pero este sencillo gesto ha ahorrado muchísimo tiempo y, sobre todo, una cantidad ingente que iría con saldo negativo en la cuenta de resultados: si no nos crees, hay hasta una calculadora on-line en la que se puede estimar el coste real en recursos de una reunión.

Si bien no hay datos reales sobre el dinero que se pierde al cabo del año en reuniones, se estima que en Estados Unidos se pierden como promedio la friolera de 6 horas a la semana en reuniones, y alguien le ha puesto el cascabel a este escurridizo gato: esas horas se traducen en unos 213.000 millones de dólares al año que se van por el sumidero de la incompetencia. Pero como te avanzábamos, hay solución y vamos a proponer que apliques las siguientes máximas ante la próxima convocatoria.

La reunión perfecta

¿Es realmente necesaria la reunión?

Se trata de un acto de sinceridad con uno mismo entendiendo el coste de una reunión. La manera más sencilla de responder a esta pregunta es la inversa: solo convocarla si el resto de alternativas no es viable (email, teléfono, etc.).

Cada asistente, un objetivo

Otro gran problema de las reuniones suele ser que muchos asisten para estar informados (una forma de repartir culpas si algo va mal), pero para estar informado basta con un email. La máxima debe ser asignar una respuesta o decisión que debe ser anticipada en la convocatoria.

El orden del día, claro y conciso

Y ahora que hablamos de la convocatoria, el orden del día debe de ser telegráfico y con objetivos bien claros, mejor si son enumerados y se avanza el responsable para que asista con los deberes hechos.

Con hora de inicio… y de fin

No hay nada peor que una reunión que no tiene una hora de clara de terminación, puesto que esto da pie a que se divague y el debate se pierda en argumentos inútiles. La hora de inicio debe respetarse, pero sobre todo la de la conclusión: se irá al grano y se evitará la posibilidad de enfrentamientos personales.

Acta y seguimiento de la anterior

Otro gran problema de las reuniones consiste en debatir de forma interminable sobre los mismos temas; antes de comenzar una reunión que es continuación de otra se debe hacer seguimiento del acta anterior. Y por descontado, redactar un acta concisa y que recoja los puntos tratados y sobre todo, los acuerdos y sus responsables.

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