Polémica a la vista: cuando la tecnología se convierte en una traba para ser productivos

Todos soñamos con organizarnos mejor para ser más productivos y sacar un poco de tiempo libre al final de la jornada, convencidos de que en algún momento daremos con la solución mágica. En los últimos años parecía que esa solución iba a venir de la mano de las novedosas aplicaciones móviles, a la vista del bombardeo constante de desarrollos que cada día llegan a nuestros oídos. Pero no.

A juzgar por los miles de seguidores que suma el movimiento Bullet Journal, en este campo hay que dejar de lado la tecnología y volver a algo tan esencial y al alcance de todos como papel y lápiz. Con tres euros estamos equipados… y nos sobra dinero.

La cuestión no deja de sorprender. Millones de personas en todo el mundo ya se han apuntado a la tendencia Bullet Journal, mucho más que una moda, si nos fijamos en por los comentarios de sus seguidores y en la avalancha de datos y experiencias que cuentan… eso sí, en sus perfiles de Internet y redes sociales.

La historia que narra www.qz.com está llena de sorpresas. Para empezar, nadie podrá negar que la mayoría de fórmulas pensadas teóricamente para mejorar la productividad nos obligan a aprender su funcionamiento y a cambiar nuestra forma de trabajar, en lugar de adaptarse a nuestras necesidades. Y como el papel y el lápiz son algo que todos manejamos, está claro que Bullet Journal tiene una parte del camino andado.

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Creado por el diseñador Ryder Carroll, este sistema tiene como objetivo dar al humilde cuaderno de papel de toda la vida un poco más de dinamismo. Bullet Journal incluye varias secciones: un índice para que después sea más fácil encontrar cualquier anotación; una lista de próximos eventos o fechas límite para los próximos seis meses (si compramos el cuaderno con números de páginas preimpresas nos ahorramos un trabajo); y un registro mensual de tareas y objetivos.

Las páginas del cuaderno se reparten dejando espacio para escribir las tareas diarias y notas, lo que permite planificar lo que vamos a hacer cada día. Lo mejor de este sistema consigue un equilibrio entre la flexibilidad la estructura suficiente para mantenerse organizado y los asuntos se registran de forma rápida, ya que se puede mezclar notas, tareas y eventos en el mismo lugar, y usar diferentes puntos para distinguir entre ellos.

Por ejemplo, una tarea ( “recoger la ropa del tinte ”) se marca con un punto, para una nota (“Pedro está en la ciudad”) se pone un guión y un evento (“tomar una caña con los compañeros de trabajo”) lleva un círculo.

Más tarde, pueden cambiar los puntos en función del estado de la tarea. Si se acaba una tarea, se marca con una “X”; si no se termina, podemos moverlo a otro día o mes reescribiéndolo en una página de futuro. Para mostrar que la tarea se ha movido mueve, ponemos otra marca. No hace falta inventarse un lenguaje nuevo ni aprender taquigrafía. Todo es puro sentido común.

Otro elemento clave es el índice, que permite encontrar de forma rápida y sencilla las notas de una reunión, un número de teléfono y el nombre de alguien que nos llamó la semana pasada. Basta con utilizar el índice para anotar el número de página de todo lo que podría querer volver a ver más tarde. Y no importa si las notas relacionadas terminan esparcidos por todo el cuaderno, en vez de agruparse. El índice permite llenar el cuaderno de adelante hacia atrás sin perder páginas y sin necesidad de guardar espacio para nada.

Mientras llega la killer application de las agendas, quien quiera probar este sistema, lo tiene fácil. Basta un cuaderno sencillo, un boli y ajustar estos consejos a sus necesidades concretas y forma de trabajar.

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